無準備，別開會！給員工開會，要提前做好哪些準備？

2016-09-05 09:50:46　來源: 全球加盟網(wǎng)　有2480人參與

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　　（一）會議方法設(shè)計和議程準備。

　　方法設(shè)計是指：當(dāng)你確定考慮要召開某類會議后，就要先考察、了解該類會議的會場環(huán)境，后根據(jù)會場環(huán)境，設(shè)計會議活方法。。

　　方法包括：1、主持人的確立及主持方法；2、人員聚集、疏散方法；3、活動形式及活動方法；4、活動競賽方法及獎品籌備；5、活動安全措施準備及注意事項確立；6、活動籌備人員安排及財物運籌。

　　議程準備是指：當(dāng)你確定了會議方法后，要依方法確立會議議程。此議程一般由主持人安排。議程內(nèi)容一般應(yīng)包括6項：1、優(yōu)先項：介紹活動項目安排(同時宣布活動主旨、會務(wù)人員、紀律、競技規(guī)則、獎罰規(guī)定、注意事項等)；2、第二項：活動炒作(包括“老板動員”、“參加活動各團隊的競技發(fā)言或演講”、“活動場地業(yè)主祝賀發(fā)言”、“活動獎品展示”等)；3、第三項：活動示范(含“競技方法示范”、“活動獲獎示范”、“安全防事故示范”等)；4、第四項：活動展開；5、第五項：發(fā)獎；6、第六項：活動閉幕式(含“活動總結(jié)”、“活動者發(fā)表感言”、“與活動場地業(yè)主友好告別”等)。

　　（二）相關(guān)物品和資金準備。

　　準備辦法之一，是“公私合營”，即由你機構(gòu)公出和員工私岀合在一起，把問題解決。準備辦法之二，是“第三方贊助”。你在搞“報告會”、“野外大課堂”或“冬夏令營假日行”時，可以進行動員說：“大家使勁招生招商！只要招到X X萬元，咱們就拿出一半，來開展X X活動。”

　　（三）主持人（或叫帶隊人、司儀、知客）準備。

　　凝聚團隊類會議的主持人一般不要由老板擔(dān)任。燭光懇談會、贈會、老板員工宣誓會、團拜會、聚餐會的主持人，一般有老員工或老板的副手擔(dān)任；卡拉OK演唱會、生日會、拓展訓(xùn)練會、篝火晚會，一般由年輕人中的有特長者擔(dān)任。

　　（四）精心布置會場。

　　布置會場要安排專人來搞，因為需要提前營造氛圍。

　　(1) 光懇談會的會場一定不能大，人平占地不要超過2平方米，開會中力求達到“促膝談心”的作用。

　　(2)卡拉OK演唱會優(yōu)選是到社會上的專門場所。自設(shè)會場時，應(yīng)力求視頻、音響配置齊全。

　　(3)贈會。準備好贈箱和攝像機(至少應(yīng)置錄音筆)。有條件的還可懸掛會標(biāo)。

　　(4)生日會。有條件的，可懸掛會標(biāo)，并置備制造歡樂氣氛的氣霧彩帶、噴罐等。

　　(5)拓展訓(xùn)練會。必須有事先準備好的會標(biāo)。有條件的，可置辦拓展訓(xùn)練服裝、隊旗等。事前交代員工著旅行服和旅行鞋襪，并帶好防雨、防曬物品用品。

　　(6)篝火晚會。準備內(nèi)容：1、準備足夠使用兩小時以上的燃柴；2、引火物與火種；3、各人坐墊或坐墊代用品；4、足夠的飲品；5、野外音響、6、創(chuàng)造晚會歡樂氣氛的輔助用品。

　　(7)慶功會。準備內(nèi)容：1、必須有制作考究的會標(biāo)；2、必須有準備充分的《慶功致辭》；3、盡可能準備出被慶者的音頻視頻畫面播放內(nèi)容；4、盡可能有讓參會者人手一份的被慶者業(yè)績資料。

　　(8)老板員工宣誓會。準備足夠使用的場地；雙方《誓詞》宣誓所使用的；記錄宣誓情景的錄音、錄像設(shè)施。

　　(9)團拜會。此會的場地準備，為復(fù)雜。主要包括：1、必須有高端的音響、投影、攝像、錄音設(shè)施；2、文藝演講場地；3、聚餐場地；4、醒目的會標(biāo)及其它宣傳標(biāo)語布置；5、人員互動場地準備；6、室內(nèi)集會的消防、人身安全、物品安全措施防范布置；7、車輛停放場地準備等。

　　(10)聚餐會。場地選擇以考慮性價比為主。

　　（五）提前排練(含摸擬彩排)。

　　所有的會議，都要有提前排練(含摸擬彩排) 的問題。即使簡單的會議，主持人也至少在準備階段，也都要在自己的頭腦中進行“想象型摸擬彩排練”。

　　（六）提前安排人員參會。

有時，要預(yù)發(fā)參會通知。有時，還要提前對各種工作進行調(diào)整，以便為這些會議騰出召開空間。